Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d)

Die blu:boks Kinder- und Jugendbildung gGmbH ist eine gemeinnützige Organisation, die sich leidenschaftlich für die Förderung von Kindern und Jugendlichen einsetzt. Wir bieten kreative Bildungsangebote für junge Menschen mit dem Ziel, ihr Selbstwertgefühl zu stärken. Dabei stehen Werte wie Respekt, Professionalität, Begleitung, Anerkennung, Herausforderung und Wertschätzung im Mittelpunkt unserer Arbeit.

Wir suchen ab sofort für die blu:boks BERLIN eine:n engagierte:n und zuverlässige Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d).

Ort:
blu:boks BERLIN
Paul-Zobel-Straße 9, 10367 Berlin

Arbeitszeit:
Teilzeit, 20–30 Stunden/Woche

Befristung:
Zunächst befristet auf ein Jahr, mit Aussicht auf Verlängerung

Gehalt:
1.733,33 – 2.600,00
Angelehnt an TVöD

Du arbeitest gerne eigenständig und gleichzeitig im motivierten Team, bist kommunikationsstark und wertschätzend, bringst Leidenschaft sowie Berufserfahrung mit?

Dann bist DU bei uns genau richtig!

Als Referenz:in der Geschäftsführung bist du ein zentrales Bindeglied im blu:boks-Alltag. Du unterstützt unsere Geschäftsführung bei organisatorischen, kommunikativen und administrativen Aufgaben und trägst aktiv dazu bei, dass Prozesse reibungslos ablaufen und neue Ideen wachsen können.

Bei uns kannst du wirklich etwas bewegen!

Wir freuen uns sehr auf dich und deine Stärken in unserem blu:boks-Team!

Deine Aufgaben:

Organisatorische und administrative Tätigkeiten:

• Terminplanung und -koordination für die Gesch.ftsführung

• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung

• Bearbeitung des Posteingangs und der E-Mail-Korrespondenz

• Pflege und Organisation von Dokumenten, Verträgen und Ablagen

• Verwaltung von Wiedervorlagen und Fristen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement:

• Ansprechperson für interne und externe Partner:innen sowie Dienstleister

• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Konzeptpapieren

• Koordination von Informationen zwischen Geschäftsführung, Team und externen Stellen

Projekt- und Prozessunterstützung:

• Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung von Projekten

• Unterstützung bei der Optimierung interner Abläufe und Strukturen

• Eigenverantwortliche Übernahme kleinerer Projektaufgaben

• Zusammenstellung und Aufbereitung von Daten und Analysen zur Entscheidungsfindung

• Organisation und Begleitung von Veranstaltungen (z. B. Teamklausuren, Weiterbildungen, Feiern)

• Mitarbeit an der Pflege und Weiterentwicklung einer positiven Teamkultur

• Ansprechperson für interne und externe Partner:innen sowie Dienstleister

• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Konzeptpapieren

• Erstellung Pressemappen und Koordination von Medienpräsentationen

• Öffentlichkeitsarbeit und Schnittstelle zwischen Medienanfragen und Geschäftsführung

Finanz- und Fördermittelbereich:

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Abrechnungen und Kleinstfördermittelanträgen

• Kommunikation mit Fördermittelgebern oder Verwaltungsstellen

Dein Profil:

• Abgeschlossene fachliche Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz/Büromanagement

• Freude am selbstständigen Arbeiten und gleichzeitig Lust auf echtes Teamwork

• Empathische, offene und kommunikative Persönlichkeit mit Erfahrung in Gesprächsführung

• Gutes Gespür für Struktur, Organisation und Prioritäten

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. Niveau C2)

• Eigeninitiative, Engagement und Lust, neue Prozesse mitzugestalten und zu verbessern

Was wir bieten:

• 30 Tage Urlaub sowie zwei arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester

• 5 Tage Bildungsurlaub mit kostenfreien internen und externen Weiterbildungsangeboten

• Betriebliche Altersvorsorge

• Die Möglichkeit, Teil eines multiprofessionellen Teams zu sein

• Einbeziehung deiner vielfältigen und individuellen Stärken

• Eine sinnstiftende Aufgabe mit spürbar positiver Wirkung

• Viel Spaß und immer ein offenes Ohr für deine Wünsche und Ideen

Für unsere Arbeit bei der blu:boks gGmbH ist eine diversitätssensible Haltung besonders wichtig. Deshalb ermutigen wir insbesondere Menschen mit Flucht- und Einwanderungserfahrung, Schwarze Menschen und People of Color, Menschen aus der LGBTQIA+ Community sowie Menschen mit Behinderungen, sich bei uns zu bewerben.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung (kurzes Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) an:

Carsten Mollica
bewerbung@bluboks-berlin.de

Wir freuen uns sehr darauf, dich kennenzulernen!